Hybride Events – Chancen und Herausforderungen

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hybride Events, Experten-Talk

Mirja Dajani, bereits seit 10 Jahren für Ralf Schmitt und die Impulspiloten tätig, verantwortet seit diesem Jahr als Geschäftsführung den Event-Bereich. Seit Tag eins des pandemiebedingten Veranstaltungsverbotes im März 2020 hat sich Mirja mit dem Team der Impulspiloten auf digitale und hybride Business-Events spezialisiert. Seitdem haben die Impulspiloten über 150 digitale und hybride Events veranstaltet, bei denen sich ein riesen Schatz an Praxiswissen angesammelt hat, aus dem wir hier die wichtigsten Chancen und Herausforderungen bei hybriden Events zusammenfassen wollen.

Was sind hybride Events?

Rein digitale Events werden komplett dezentral veranstaltet und von einer Technikzentrale aus gesteuert. Das bedeutet, dass jeweils alle Beteiligten remote vor einer Kamera sitzen und das Publikum sich individuell am eigenen Bildschirm den Stream ansieht.

 

Hybride Events hingegen können in zwei Ausprägungen stattfinden. Entweder treten die Präsentierenden in einem Streamingstudio vor die Kamera, während externe Gäste live hinzugeschaltet werden können und die Zuschauer bestehen aus einem reinen Onlinepublikum. Bei der zweiten Option ist zusätzlich zu den Live- und Onlinegästen auch das Publikum live im Studio. Eine online Zuschaltung ist dabei aber ebenfalls möglich.

Digitale IdeenExpo – Beispiel eines hybriden Events

 

Die IdeenExpo ist eine Veranstaltung, die das Ziel verfolgt, junge Menschen für die MINT-Berufsfelder – Mathematik, Informatik, Naturwissenschaften und Technik – zu begeistern. Die IdeenExpo gilt in ihrem ursprünglichen Präsenzformat als Europas größtes Jugend-Event dieser Art.
Das Besondere an der IdeenExpo 2021 war, dass diese als hybride Veranstaltung umgesetzt wurde. D.h. es gab zum einen Publikum vor Ort, circa 600 Schüler an zwei Tagen und zum anderen 70.000 Online-Zuschaltungen.

 

Der große Vorteil: Nicht nur SchülerInnen aus Niedersachsen, sondern auch aus ganz Deutschland konnten an der IdeenExpo 2021 teilnehmen. Das selbsternannte „größte Klassenzimmer der Welt“ konnte so eine größere Zielgruppe erreichen als bisher.

 

Die große Herausforderung war hingegen, dass die IdeenExpo seit 2007 als große „Mitmach-Aktion“ bekannt und beliebt ist. Klar war – das geht digital nicht in der Form und Intensität. Online musste das Programm also extrem kurzweilig sein und das Event spannend gehalten werden, obwohl es komplett anders war.

 

Daraus ergaben sich folgende Konsequenzen für das Format:

 

  • Es wurden nie mehr als 2 Aussteller nacheinander vorgestellt.
  • Danach folgte immer ein Entertainment-Highlight.
  • Kein Slot dauerte länger als 10 Minuten.
  • Darin enthalten waren auch die Außenschalten aufs Gelände und die Video-Einspieler.
  • Die durchschnittliche Länge der Beiträge lag bei ca. 5 Minuten.
  • Es gab keine Vorträge, sondern nur Interviews.
  • Dabei wurden nicht wie sonst die klassischen Ansprechpartner aus den Personalabteilungen, sondern die Azubis befragt.

 

Herausforderungen hybrider Events

Da bei hybriden Events viele Eventgewerke in direkter Abhängigkeit voneinander arbeiten, ist es bei digitalen und hybriden Events eine große Herausforderung, bereits sehr früh sehr detailliert zu planen. 

 

Die Regiepläne für digitale und hybride Events sind im Vergleich zu Live-Events sehr viel komplexer. Spontane Änderungen sind daher bedeutend aufwändiger umzusetzen, als es bei Live-Events der Fall ist. Diese Tatsache ist insbesondere den Kunden gegenüber häufig schwierig zu kommunizieren.

 

Abwechslung

Um den Sehgewohnheiten eines online Publikums Rechnung zu tragen ist es wichtig, im Programm für Abwechslung zu sorgen. Wer sich online langweilt ist mit wenigen Klicks verschwunden. 

 

Folgende Tipps sorgen für Abwechslung:

 

  • Stark inhaltliche Parts mit unterhaltenden oder interaktiven Elementen abwechseln. 
  • Lange Redebeiträge auf ein Minimum kürzen – maximal 10-15 Minuten
  • Muss es doch mal länger sein, den Redepart in  mehrere Teile runter brechen und mit anderen Programmpunkten abwechseln. 
  • Vorträge entweder sehr unterhaltend und visuell ansprechend aufbereiten
  • …oder die relevanten Informationen im Experten-Interview präsentieren .

 

Kosten und Aufwand

Da bei einem hybriden Event die Bedürfnisse von gleich zwei Publikumsarten – live und online – berücksichtigt werden müssen, sollte das ganze Event auch aus 2 Perspektiven konzipiert werden. Was wiederum einen recht großen Mehraufwand bei der Planung und Umsetzung bedeutet.

 

Darüber hinaus verursachen zum einen der Stream und zum anderen die Beschallung des Live-Publikums zum Teil doppelte Kosten für die Technik.

Welche Chancen bieten hybride Events?

Mit der zeitgleichen Ansprache von Live- und Onlinepublikum bieten sich natürlich auch große Chancen mehr Menschen digital, mit einer größeren Reichweite, zu erreichen.

 

Ein weiterer Pluspunkt: Es können spannende Gäste zu einem hybriden Event hinzugeschaltet werden, deren enger Zeitplan oder weite Anreise keinen Auftritt vor Ort erlauben. In diesem Fall entfallen darüber hinaus auch noch Kosten für Anreise sowie Unterbringung und es reduziert den nötigen Zeitaufwand.

 

Werden hybride Events nach der Pandemie noch relevant sein?

Wir alle hoffen auf die baldige Rückkehr zu Live-Events. Die Vorteile von hybriden Events, sind jedoch nach den Erfahrungen der letzten zwei Jahre nicht von der Hand zu weisen. 

 

Für Mirja Dajani sind sie auch in Zukunft eine wichtige Option im Live-Kommunikationsmix. Wichtig ist nur, sich vorab das Kommunikationsziel des gewünschten Events klarzumachen. 

 

Im zweiten Schritt sollte man dann schauen, ob das Event am besten live, digital oder hybrid stattfinden soll, um dieses Ziel auch zu erreichen. In einigen Fällen kann es auch von Vorteil sein, anstatt eines einzigen hybriden Events, lieber zwei separate Veranstaltungen bewusst in Präsenz und digital zu konzipieren.

 

Bleibt flexibel

 

Euer Ralf Schmitt und das Team der Impulspiloten

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