Alle reden von Digitalisierung – und dann bittet dich dein Chef die E-Mail fürs nächste Meeting 10fach auszudrucken. So war das mit der digitalen Transformation doch ganz sicher nicht gemeint. Doch nicht nur Unternehmen tun sich schwer damit, wirklich digital zu werden und Prozesse sinnvoll und einfach zu gestalten. Auch wir in der Eventbranche können ein wenig Nachhilfe in Sachen Digitalisierung gebrauchen. Ich freue mich deshalb sehr, heute meinen langjährigen GSA-Kollegen Ömer Atiker auf der Impulspiloten Couch zu begrüßen. Ömer ist nicht nur Keynote-Speaker, sondern auch Berater für digitale Transformation mit beneidenswerten 15.000 Follower:innen auf LinkedIn.
Wie gut funktioniert Digitalisierung bereits in der Eventbranche?
Ömer nimmt in Bezug auf die Digitalisierung der Eventbranche kein Blatt vor den Mund. Er vergleicht sie mit dem Wetter – eben durchwachsen, mal heiter und mal traurig. Aber das ist schließlich auch sein Job, denn um sich zu verbessern, muss man erst einen Schritt zurückgehen, eine Bestandsaufnahme machen und herausfinden, wo der Schuh eigentlich drückt. Dabei wird schnell klar, dass die Probleme oft schon an der Wurzel entstehen. Wer sich die Digitalisierung seines Unternehmens vornimmt, sollte sich besonders als Vorgesetzte:r seiner Rolle als Vorbild bewusst sein und mit gutem Beispiel vorangehen. Alles andere ist weder für Mitarbeitende noch für die Kund:innen glaubhaft.
Digitalisierung sollte Mehrwert bieten
Und apropos Kund:innen, genau für diese sollten die einzelnen Digitalisierungsschritte einen echten, spürbaren Mehrwert bieten! Natürlich sind einzelne Projekte wie die Digitalisierung von Urlaubsplänen wichtig für interne Prozesse, aber für deine Kund:innen, Teilnehmenden und Fans sind sie weder sichtbar noch interessant. Spannend wird es für sie erst, wenn sie merken, „Hey, da funktioniert ja nun etwas einfacher, schneller oder besser als zuvor“.
Welche Eventbereiche lassen sich digitalisieren?
Bei der Digitalisierung eines Events wirkt sie wie im restlichen Alltag genau dann besonders gut umgesetzt, wenn man sie eben nicht bemerkt, sondern nur ihre Vorteile genießen kann findet Ömer. Das kennst du sichetlich auch von dir privat, denn wenn dein Smartphone oder Laptop einwandfrei und problemlos laufen, machst du dir während der Nutzung schließlich auch keine Gedanken über das Thema erfolgreiche Digitalisierung.
Damit das allerdings gut funktioniert, solltest du dir als Veranstalter:in eines Events vorab einige Gedanken machen. Grob lassen sich die Möglichkeiten zur Digitalisierung in das „Drumherum“, also die Planung und Vorbereitung eines Events, und das „Währenddessen“, also den Einsatz digitaler Tools während des Events aufteilen.
Achtung – nicht in den Möglichkeiten der Digitalisierung verlieren
Besonders während den Anfängen der Corona-Pandemie haben sich viele zu digitalen Spielereien während ihres Events hinreißen lassen. Einige Speaker-Kolleg:innen projizierten zum Beispiel eine digitale Version ihrer selbst auf die Bühne, während sie selbst ganz analog hinter einem Vorhang standen. Auch wenn ein solcher Effekt auf den ersten Blick ganz cool sein mag, sollte man als Speaker:in dabei aufpassen, den Kontakt zum Publikum nicht zu verlieren.
Digitalisierung mit klarem Nutzen einsetzen
Für viel wichtiger hält Ömer alle Prozesse, die die Digitalisierung des „Drumherum“ betreffen. Events können davon profitieren, wenn alle Buchungs- und Anmeldeprozesse automatisch und mit wenigen Klicks ablaufen. So einfach wie es heute ist, online für einen Flug einzuchecken, Gepäck und Sonderessen hinzu zubuchen und schließlich mit der digitalen Bordkarte zum Gate zu laufen – so einfach sollte optimalerweise auch der Check-In bei einem Event ablaufen. Dazu muss man das Rad auch nicht zwingend neu erfinden, sondern kann auf bestehende und etablierte Anbieter zurückgreifen.
Best Practice für die Digitalisierung eines Events
Wenn das „Drumherum“ optimiert ist, alle Teilnehmende erfolgreich gebucht und eingecheckt haben, geht es an die Digitalisierung des „Währenddessen“. Ömers wichtigster Tipp hierzu lautet: „Mach dir Gedanken wer kommt und warum sie eigentlich kommen“. Mit diesen Fragen im Hinterkopf lässt sich viel Unnötiges bereits bei der Eventplanung ausschließen und eine Fotobox oder Twitterwall kommen nur dann zum Einsatz, wenn sie im Gesamtkonzept einen sinnvollen Mehrwert bieten und nicht nur einfach, weil es vielleicht ganz cool ausschaut.
- Umfragen
Eine sinnvolle Möglichkeit digitale Tools zu nutzen, ist die Teilnehmenden bereits vor dem Event nach ihren Wünschen und Bedürfnissen zu fragen. Im ersten Schritt kann man dazu die breite Masse befragen und so schon vorab herausfinden, wer aufgrund von Fähigkeiten und Interessen unbedingt zu einer Veranstaltung eingeladen werden sollte.
Stehen die Teilnehmenden fest, kann man mit der Befragung mehr in die Tiefe gehen, um zu erfahren, was diese sich wünschen. Welche Fragen brennen ihnen auf der Seele? Wovor haben meine Mitarbeitenden möglicherweise Angst?
Bei den Impulspiloten nutzen wir für kleine Umfragen während des Events oder der Weiterbildung zum Beispiel gern das Umfragetool Mentimeter, das durch seine benutzerfreundliche Oberfläche besticht.
- Zufallsgenerator
Auch für die Aufteilung der Teilnehmenden in Gruppen lohnt es sich digital zu werden und entsprechende Tools zu nutzen. Die Arbeit in unterschiedlichen Kleingruppen, die gern auch mehrfach neu gemischt werden können, bringt auf jedem Event Schwung in die Bude und hält die Teilnehmenden in Bewegung.
- Digitale Medien
Nach Möglichkeit werden auch hier digitale Medien wie kleine Wrap-Up Videos genutzt, um die Ergebnisse kurz und knackig im Plenum zu präsentieren. Doch auch hier gilt – Medien sind kein Selbstzweck und sollten nur eingesetzt werden, wenn es passt.
„Digitalisierung muss selbstverständlich sein und menschlich. Don´t make me think – je weniger Fragezeichen ich am Ende habe, desto besser.“
Ömer Atiker
4 überraschend simple Tricks für gute Event-Digitalisierung:
1. Digitale Tools sind kein Selbstzweck sondern sollten den Veranstaltenden und/oder den Teilnehmenden einen spürbaren Nutzen bringen.
2. Nutze vorab Umfragetools: Sie erleichtern dir, die Bedürfnisse und Wünsche Einzelner in Großgruppen zu ermitteln.
3. Das WLAN muss laufen: So einfach es klingt, doch die Basics sind wichtig.
4. Don´t make me think: Digitalisierung sollte immer selbsterklärend sein und keine Fragezeichen bei den Nutzer:innen aufwerfen.
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Bis dahin, bleibt flexibel
Ralf Schmitt, Vaya Wieser-Weber, Mirja Dajani
und das Team der Impulspiloten
