5 Mal Flop – die Knockout Faktoren
Es gibt auf Veranstaltungen Elemente, die wirken auf Teilnehmer wie ein rotes Tuch. Zum Beispiel das „Schon-immer-Dagewesene“. Oft öffnen Organisatoren bekannte Schubladen, weil sie es in der Vergangenheit eben immer so gemacht haben und dadurch der planerische, kreative und logistische Aufwand ihrer Veranstaltung kalkulierbarer erscheint. Bei den Teilnehmern stellt sich jedoch ein negativer Lerneffekt ein: Wer auf einer Veranstaltung alles nach Schema F vorbereitet findet, weiß aus der Erfahrung, worauf er sich die nächsten Stunden oder sogar Tage einlässt – und wird aus reinem Selbstschutz schon einmal müde. Bei diesen fünf Tabus sollten bei Dir die Alarmglocken klingeln:
Tabu 1: Reden, Reden, Reden…
Du sitzt im Publikum und siehst ein Rednerpult auf der Bühne. Dein Puls wird bei diesem Anblick vermutlich nicht unbedingt schneller. Denn das hat jeder verinnerlicht: Ein Rednerpult ist das ultimative Symbol für den Frontalunterricht, den keiner von uns mag. Bei Frontalbeschallung ist sofort klar, dass der Zuschauer eine passive Rolle einnimmt, sich zurücklehnt und nach einer mehr oder minder langen Zeit auf Durchzug stellt. Darum: Komm weg von der einseitigen Kommunikation. Deine Worte werden den Weg nicht von der Bühne runter ins Publikum schaffen. Kommunikation lebt davon, dass sie in beide Richtungen läuft. Sender und Empfänger wechseln sich in ihrer Rolle ab. Diese wechselseitige Dynamik macht eine Kommunikation erst lebendig.
Um mit dem Publikum auf eine kommunikative Ebene zu kommen, gibt es viele Möglichkeiten: Fordere bei kleineren Gruppen Rückmeldungen, Erfahrungen, Kommentare aktiv ein. Führe bei größeren Gruppen Meinungsabfragen mit einfachen Apps oder Plattformlösungen durch. Und zeige dann die Ergebnisse als Cloud an oder integriere sie sofort in die Präsentation. Auf jeden Fall: Meide die Rede hinter einem Pult. Aktive Kommunikation mit den Zuhörern durchbricht das starre Muster von Sender auf der Bühne und passivem Empfänger im Plenum und holt zum Mitdenken und Mitmachen ab.
Tabu 2: Parlamentarische Bestuhlung
Stuhl-und Tischreihen sind der Tod jeder Interaktion. Mehr Distanz als durch solche Demarkationslinien kannst Du gar nicht zwischen Dich und den Teilnehmenden aufbauen. Steht jetzt noch das obligatorische Rednerpult auf der Bühne, ist die Schulstunde perfekt.
Probiere es doch einmal mit einer Mittelbühne. Die Dynamik des Bühnengeschehens wird gleich eine andere. Oder lass Deine Tagung auf einem Indoor-Volleyballfeld in Liegestühlen stattfinden. Oder … oder … Es gibt so viele Alternativen, um die Aufmerksamkeit der Gäste zu wecken und zu signalisieren: Dieser Tag wird anders!
Tabu 3: Nur Laien auf der Bühne
Jeder kann Haare schneiden. Aber würdest Du das auch bei Dir selber tun? Vermutlich bevorzugst Du ein passables Ergebnis auf Deinem Kopf und engagierst dafür lieber einen Profi. Ähnlich funktioniert es mit Laien auf der Bühne. Die ungewohnte Situation im Rampenlicht, das Präsentieren von Informationen und die Funktion des Gastgebers für alle Beteiligten auf der Bühne kann eine Herausforderung sein. Eigentlich kann es jeder machen, aber ob dabei ein gutes Ergebnis herauskommt, ist eine andere Sache. Eine gute Moderation wirft einen professionellen Blick von außen auf die Themen der Veranstaltung. Vertraue darauf: Der oder die Externe besitzt die Fähigkeit, sich in das Fachgebiet einzuarbeiten. Und vor allem traut der Profi sich, die richtigen Fragen zu stellen.
Ein unschlagbarer Vorteil: Ein/e Moderator/in fühlt sich wohl auf der Bühne und sorgt mit Erfahrung und Gelassenheit dafür, dass es den Gästen ebenso geht, dass sie sich auf der Veranstaltung wohlfühlen. Die Alternative: Wenn Du Deine Veranstaltung nicht komplett in fremde Hände geben möchtest, lasse einen Profi gemeinsam mit einem Laien auftreten.
Tabu 4: Death by Powerpoint
Wenn es irgendwie machbar ist – vermeide PowerPoint- Präsentationen! Solche Präsentationen vereinen klassisch alle Punkte, die eine gute Veranstaltungsdramaturgie vermeiden will: Routine, einseitige Kommunikation und Laien auf der Bühne. Besonders schwierig: Experten ohne Bühnenerfahrung neigen dazu, mit Informationen zu überfordern, zu lang zu sprechen und zu wenig visuell aufzubereiten.
Was wären die Alternativen? Interviewe Deinen Experten doch einmal auf der Bühne. Visualisiere mit einem Graphic Recording. Präsentiere eine musikalische Zusammenfassung. Die Möglichkeiten sind vielfältig und bunt.
Und wenn Du PowerPoint nicht loswerden kannst? Dann versuche die Präsentationen aufzulockern. Wähle ungewöhnliche Bilder, verwende Humor oder kreative PowerPoint-Konzepte wie Pecha Kucha.
Pecha Kucha heißt: 20 Folien, die jeweils 20 Sekunden eingeblendet werden. Die Gesamtzeit von 6 Minuten und 40 Sekunden ist damit auch die maximale Sprechzeit – und durch den kurzen Wechsel der Bilder müssen die Folien visuell schnell erfassbar gestaltet werden.
Tabu 5: 98 % nur Männer (oder Frauen…)
Dieses Veranstaltungs-Tabu könnte ebenso gut „98 Prozent Frauen“’ heißen. Veranstaltungen, die von einem Geschlecht dominiert werden, haben eine andere Atmosphäre als Veranstaltungen mit einem heterogenen Publikum. Je nach Branche sind bestimmte Abteilungen häufig noch nach Geschlechtern getrennt. Der Außendienst ist beispielsweise männlich besetzt und der Innendienst eher weiblich aufgestellt. Gestalte Veranstaltungen bewusst so, dass eine gute Mischung entsteht – es kommt der allgemeinen Stimmung zugute.
Veranstaltungs-Tabus vermeiden
Zusammengefasst geht es bei einer guten Veranstaltungsdramaturgie immer darum, die Aufmerksamkeit des Publikums für sich zu gewinnen. Erkennen Deine Gäste bekannte Muster, schalten sie auf Autopilot und der Transfer von Wissen wird unnötig erschwert. Daher gilt: Breche Routinen und verfalle nicht einfach in alte Muster – nur weil sie einfach erscheinen. Wecke Emotionen beispielsweise durch Musik, Humor oder Interaktion. Ein frischer Wind in Deiner Veranstaltung muss damit nicht automatisch auch viel Geld kosten. Du kannst die schlimmsten Veranstaltungs-Tabus schon mit kleine Änderungen im Eventablauf vermeiden und so schon für eine große Wirkung sorgen.
Nach diesem letzten Teil meiner Miniserie bist Du nun gut gewappnet, um Deine Teilnehmer mit Deinem nächsten Event zu begeistern.
Bis dahin – bleibt flexibel
Euer Ralf Schmitt
