Zoll, Trade Compliance, Exportkontrolle, Lieferketten, Regulierung.
Zugegeben: Auf den ersten Blick klingt das nicht unbedingt nach Livemusik, Rap, Networking, Barcamp und einer ziemlich guten Party.
Warum eigentlich nicht?
Genau diese Frage stand für uns Impulspiloten hinter der Konzeption des Zollwärts 2026.
Gemeinsam mit den Grenzlotsen wollten wir aus einer hochkarätigen Fachveranstaltung mehr machen als eine Aneinanderreihung von Vorträgen. Unser Ziel war ein Business Event, bei dem Wissen vermittelt wird und gleichzeitig Begegnung entsteht. Ein Event, das fachlich Substanz hat und trotzdem leicht sein darf. Und eines, bei dem die Menschen nicht nur zuhören, sondern selbst Teil des Geschehens werden.
Am 24. und 25. September 2026 war es so weit: Mehr als 200 Menschen aus Zoll und Außenwirtschaft kamen in der Grand Hall auf dem Gelände der Zeche Zollverein in Essen zusammen. Über 25 Speaker brachten ihr Wissen ein.
Zwei Tage lang ging es um eine Branche, in der aktuell enorm viel passiert. Und um die Frage, wie man aus genau diesen Themen ein Event macht, über das anschließend nicht nur wegen der Fachvorträge gesprochen wird.
Die erste Entscheidung: Ein Fachkongress braucht den richtigen Ort
Eventkonzeption beginnt für uns nicht erst auf der Bühne.
Sie beginnt lange vorher mit Fragen wie:
Was soll hier eigentlich entstehen? Wie sollen sich die Menschen fühlen? Und welcher Ort unterstützt genau das?
Deshalb gehörte auch die Location-Recherche zu unserer Arbeit für das Zollwärts.
Die Wahl fiel auf die Grand Hall Zollverein in Essen – und das erwies sich als ziemlich guter Match. Das ehemalige Industrieareal Zollverein gehört zum UNESCO-Welterbe und umfasst insgesamt rund 100 Hektar. Alte Industriearchitektur trifft dort auf moderne Veranstaltungsinfrastruktur.
Dass diese Atmosphäre funktioniert hat, zeigte sich auch in den Reaktionen der Gäste. In mehreren Rückblicken wurde gerade die Mischung aus Industriekultur und moderner Eventlocation hervorgehoben. Eine Teilnehmerin beschrieb die Atmosphäre als besonders passend für Austausch und Networking.
Und damit war schon beim Ankommen klar:
Das hier soll kein gewöhnlicher Fachkongress werden.
Fachlich anspruchsvoll – aber bitte nicht fachlich trocken
Inhaltlich hatte Zollwärts einiges auf dem Zettel.
Trade Compliance und Exportkontrolle, Digitalisierung und KI, geopolitische Entwicklungen, Automatisierung von Ausfuhrprozessen, Zollwert, Informationsmanagement und die Frage, wie Unternehmen regulatorische Anforderungen tatsächlich in funktionierende Prozesse übersetzen.
Das sind relevante Themen. Teilweise komplexe Themen.
Und genau deshalb braucht eine solche Veranstaltung Dramaturgie.
Denn ein Business Event wird nicht automatisch besser, wenn man einfach noch einen Vortrag zwischen 14:30 und 15:15 Uhr in die Agenda packt.
Wir Impulspiloten haben deshalb gemeinsam mit den Grenzlotsen an der Gesamtkonzeption und Inszenierung des Events gearbeitet: von der Auswahl der Location über musikalische Elemente und interaktive Formate bis zur Moderation.
Ralf Schmitt führte als Moderator durch das Programm und verband dabei Inhalte, Speaker und Publikum miteinander.
Die Idee dahinter: Moderation ist für uns nicht die freundliche Person, die ankündigt, wer als Nächstes spricht.
Moderation ist Teil der Dramaturgie.
Was passiert, wenn ein Beatboxer und ein Rapper auf Zollthemen treffen?
Eines unserer Formate beim Zollwärts war „Beats by …“.
Das Prinzip: Ein Beatboxer und ein Rapper verfolgen das Geschehen und bringen Inhalte anschließend musikalisch auf die Bühne.
Ja, auch Zollthemen.
Vielleicht sogar gerade Zollthemen.
Denn statt die Inhalte eines Veranstaltungstages noch einmal mit fünf PowerPoint-Folien zusammenzufassen, entsteht daraus etwas völlig Neues: Begriffe, Gedanken und Momente des Tages werden aufgegriffen, verdichtet und live verarbeitet.
Das schafft Aufmerksamkeit. Es schafft Humor. Und es sorgt dafür, dass Inhalte auf einer ganz anderen Ebene hängen bleiben.
Genau solche Brüche mögen wir bei den Impulspiloten.
Nicht, weil ein Event zwanghaft verrückt sein muss. Sondern weil ungewöhnliche Formate dann Sinn ergeben, wenn sie das unterstützen, worum es eigentlich geht:
Menschen sollen zuhören wollen.
Und plötzlich singt der Kongress
Auch Musik war nicht einfach Pausenfüller.
Mit Musiker Tom Marks entstand auf der Bühne ein weiteres spielerisches Element. Gemeinsam mit Ralf Schmitt wurden bekannte Songs spontan neu interpretiert. Ein Gast hob in seinem öffentlichen Rückblick genau dieses Zusammenspiel am Klavier als einen der besonderen Momente der Veranstaltung hervor.
Solche Momente sind kein Gegensatz zu einem seriösen Fachprogramm.
Sie sind der Kontrast, den ein langer Veranstaltungstag braucht.
Nach komplexen Inhalten verändert Musik die Energie im Raum. Menschen schauen wieder hoch, lachen, reagieren – und begegnen sich danach anders.
Und genau darum ging es beim Zollwärts immer wieder:
Aus Teilnehmenden eine Community zu machen.
Networking passiert nicht automatisch
„Networking“ steht auf ungefähr jeder zweiten Kongressagenda.
Meistens bedeutet es: Kaffeepause.
Wir glauben, dass das zu wenig ist.
Wenn Austausch eines der Ziele einer Veranstaltung ist, muss man Bedingungen schaffen, unter denen dieser Austausch tatsächlich stattfindet.
Deshalb haben wir Networking beim Zollwärts bewusst als Bestandteil der Eventkonzeption gedacht und gestaltet.
Das passte perfekt zur Haltung der Grenzlotsen. Auch in ihrem eigenen Rückblick beschreiben sie Zollwärts ausdrücklich als einen Ort, an dem nicht nur zugehört, sondern gemeinsam an Lösungen gearbeitet werden soll.
Und die Rückmeldungen zeigen, dass das angekommen ist: Gäste berichten von neuen Kontakten, Begegnungen auf Augenhöhe und Gesprächen, die über die eigentlichen Vorträge hinausgingen.
Ein gutes Business Event besteht eben nicht nur aus dem, was auf der Bühne passiert.
Manchmal entsteht der wichtigste Moment fünf Meter neben der Kaffeemaschine.
Tag zwei: Die Agenda gehört den Gästen
Am zweiten Tag wurde dieser Gedanke konsequent weitergeführt.
Barcamp.
Keine komplett vorgefertigte Agenda. Stattdessen bringen die Teilnehmenden ihre eigenen Fragen und Themen mit. Daraus entstehen unmittelbar die Sessions des Tages.
Die Grenzlotsen formulierten es vorab ziemlich treffend: Der zweite Tag gehört den Teilnehmenden. Die Themen entstehen aus der Runde selbst.
Das verändert die Haltung im Raum fundamental.
Aus „Ich besuche einen Kongress“ wird:
„Ich gestalte diesen Kongress mit.“
Gerade bei einer Zielgruppe mit enorm viel Spezialwissen funktioniert das hervorragend. Schließlich saßen dort nicht einfach 200 Menschen, die Informationen konsumieren wollten. Im Raum befand sich geballte Erfahrung aus Zoll, Außenwirtschaft, Exportkontrolle, Beratung und Unternehmen.
Warum sollte man dieses Wissen nicht nutzen?
Das Barcamp machte genau das möglich: diskutieren, nachfragen, eigene Erfahrungen einbringen und gemeinsam Lösungen entwickeln.
Auch im offiziellen Rückblick der Grenzlotsen wird dieser interaktive Charakter als einer der zentralen Gedanken des Zollwärts hervorgehoben.
Und abends darf ein Fachkongress auch einfach eine gute Party sein
Nach einem Tag voller Informationen braucht niemand noch einen weiteren 60-Minuten-Vortrag.
Deshalb gehörte zum Konzept auch die Afterparty mit Essen, Getränken, Unterhaltung und Livemusik. Schon in der offiziellen Kommunikation war sie bewusst als Raum für Austausch mit anderen Teilnehmenden und Speakern angelegt.
Auch das ist Eventdramaturgie.
Ein guter Kongress endet nicht zwingend mit dem letzten Programmpunkt.
Manchmal beginnt genau dann der Teil, in dem Beziehungen entstehen, Ideen weitergedacht werden und aus einem LinkedIn-Kontakt ein echtes Gespräch wird.
Warum uns dieses Projekt besonders gefallen hat
Zollwärts zeigt ziemlich gut, was wir unter Eventkonzeption verstehen.
Wir Impulspiloten kommen nicht erst ins Spiel, wenn irgendwo in einer Agenda noch ein Moderator oder ein Speaker fehlt.
Wir wollen früher anfangen.
Was ist das Ziel der Veranstaltung?
Wer sitzt im Raum?
Was sollen diese Menschen erleben?
Wann brauchen sie Information – und wann Interaktion?
Wo braucht das Programm Konzentration und wo einen bewussten Bruch?
Wie bringen wir Menschen miteinander ins Gespräch?
Und schließlich:
Was bleibt von einem Event übrig, wenn die letzte Folie verschwunden und die Bühne abgebaut ist?
Genau deshalb war die Zusammenarbeit mit den Grenzlotsen für uns so spannend. Fachliche Kompetenz und der Mut, eine Branchenveranstaltung anders zu denken, kamen hier zusammen.
Dass dieses Konzept funktioniert hat, lässt sich nicht nur an unserem eigenen Eindruck festmachen. In den öffentlichen Reaktionen zum Zollwärts tauchen immer wieder dieselben Begriffe auf: Austausch, Begegnungen, neue Kontakte, besondere Atmosphäre und Inspiration.
Und Janine Lampprecht, Gründerin und CEO der Grenzlotsen, hat inzwischen bereits angekündigt, dass interaktive Austauschformate auch beim Zollwärts 2027 eine zentrale Rolle spielen sollen – ebenso wie Ralf Schmitt als Moderator.
Das nehmen wir gerne.
Von der Fachveranstaltung zum Erlebnis
Ein Firmenevent, eine Konferenz oder ein Fachkongress muss nicht weniger seriös werden, nur weil Menschen dabei Spaß haben.
Im Gegenteil.
Gerade komplexe Themen brauchen gute Inszenierung. Sie brauchen Dramaturgie, überraschende Momente, Interaktion und Raum für echte Begegnungen.
Beim Zollwärts bedeutete das:
Zoll und Außenwirtschaft trafen auf Industriekultur.
Vorträge trafen auf Barcamp.
Fachwissen traf auf Networking.
Und irgendwann traf Zoll eben auch auf Beatbox und Rap.
So darf Business Event für uns aussehen.
Ihr habt selbst eine Konferenz, ein Firmenevent oder eine Fachveranstaltung vor euch und wollt nicht einfach nur eine Agenda füllen?
Dann sollten wir uns unterhalten.
Am liebsten, bevor alles fertig geplant ist.
Denn genau dann können wir gemeinsam aus einer Veranstaltung ein Event machen.
Bis dahin – bleibt flexibel!
eueR Ralf Schmitt
und das Team der Impulspiloten
