Eventkonzeption beginnt oft mit einer simplen Frage: „Wie machen wir das dieses Jahr mit der Tagung?“ Die Antwort darauf ist meist genauso unspektakulär wie das Ergebnis: Beamer an, Mikro an – und nach acht Stunden PowerPoint-Akkord klatscht man sich selbst auf die Schulter, weil „alles reibungslos lief“.
Aber war es wirklich ein Event? Oder nur ein Pflichttermin?
Genau darüber haben wir mit Mirja Dajani gesprochen – Eventkonzepterin, ehemalige Geschäftsführerin der Impulspiloten und langjährige Wegbegleiterin. Und wir waren uns schnell einig:
Gute Eventkonzeption beginnt nicht bei der Technik, sondern bei der Emotion.
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Mehr InformationenAlles beginnt mit einem Ziel – und einem Gefühl
Wenn wir gemeinsam mit unseren Kund:innen und auch mit Mirja über Events sprechen, steht eine Frage immer im Raum:
Mit welchem Gefühl sollen eure Gäste am Ende des Tages nach Hause gehen?
Denn ein Event ist kein logistisches Projekt. Es ist ein Erlebnis. Und das beginnt nicht mit der Location oder der Catering-Auswahl – sondern mit Klarheit:
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Was soll vermittelt werden?
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Wen wollen wir wie berühren?
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Was bleibt hängen – im Kopf und im Herzen?
Inhalt ist wichtig – aber Wirkung ist entscheidend
In unserem Gespräch hat Mirja es schön auf den Punkt gebracht: Es geht nicht nur um Inhalte, sondern darum, wie man sie erfahrbar macht. Was also bewegt die Menschen wirklich – emotional?
Live-Musik als Einstieg. Ein Prozess sichtbar gemacht durch ein cooles Graphic Recording. Kleine interaktive Momente, die ein Lächeln ins Publikum zaubern, sind keine Nebensächlichkeiten – sondern die Stellen, an denen Events lebendig werden.
Und es sind genau diese Elemente, mit denen Mirja – und auch wir bei den Impulspiloten – in der Konzeption arbeiten.
Das Etikett auf der Flasche sehen – der Blick von außen macht den Unterschied
Ein Bild, das uns aus dem Gespräch mit Mirja besonders hängen geblieben ist: Wenn man selbst in der Flasche sitzt, sieht man das Etikett nicht. Und genauso geht es vielen Unternehmen bei der Planung ihrer eigenen Veranstaltungen. Sie kennen ihre Inhalte – aber haben das Gespür verloren, wie das Ganze von außen wirkt.
Ein externer Blick hilft, die Dinge zu sortieren. Dramaturgien zu schaffen. Und dem Event ein passendes Etikett zu geben, das hält, was es verspricht UND Lust auf den Inhalt macht.
Eventkonzeption ist kein Luxus – sondern ein Hebel
Gerade KMUs zögern häufig, sich professionelle Unterstützung zu holen. Doch wie Mirja sehr plastisch schilderte, landen viele Event-Projekte dann auf dem Schreibtisch von Marketing oder Kommunikations-Kollegen innerhalb des Unternehmens – die das häufig ohne Vorerfahrung on top zum eigentlichen Tagesgeschäft wuppen müssen
Stattdessen schlägt Mirja vor: Lieber ein bis zwei Tage gezielt gemeinsam in die Planung investieren – und daraus ein starkes Konzept entwickeln. Mit Struktur, Zeitplan, klaren, machbaren Aufgaben und einem klaren Blick für die Stolpersteine.
Und das Beste: Danach können auch die „ehrenamtlichen Veranstaltungsplaner*innen“ aus dem Unternehmen das Event entspannt umsetzen – weil sie einen Plan und eine Checkliste an der Hand haben UND das gute Gefühl , sicher zu sein, dass nichts vergessen wurde.
Dramaturgie schlägt Detailverliebtheit
Events brauchen keine Überfrachtung – sondern eine durchdachte Dramaturgie.
Gemeinsam mit Mirja haben wir überlegt, welche Fragen den Takt vorgeben:
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Wie gelingt der Einstieg? Überraschend oder ruhig?
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Wo braucht es Interaktion, wo Inhalt?
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Wann kippt die Energie – und was tun wir dann?
Ob mit einem überraschenden Opener oder einer bewusst gesetzten Reflexionsphase – wer Dramaturgie einsetzt, macht aus einer Aneinanderreihung von Programmpunkten eine echte Reise.
Gute Moderation ist keine Kür – sondern ein Muss
Auch das kam in unserem Gespräch klar raus: Gute Moderation ist kein Nice-to-have.
Mirja bringt es charmant auf den Punkt: „Nur weil euer Marketingleiter eloquent ist, heißt das noch lange nicht, dass er moderieren kann.“
Moderation bedeutet mehr, als gerne vor Gruppen zu sprechen:
- Überblick behalten,
- Atmosphäre schaffen,
- Dynamiken steuern. Und zwar unabhängig vom eigenen Firmenhintergrund.
Das ist klar ein Job für Profis – und der Unterschied ist sofort spürbar.
Pausen – der unterschätzte Erfolgsfaktor
„An den Pausen wird immer zuerst gespart – und das ist ein Drama“, sagt Mirja. Und wir stimmen ihr zu.
Denn Pausen sind keine Lückenfüller oder ein Euphemismus für „Umbauzeit auf der Bühne“ – sie sind Teil des Gesamterlebnisses. Sie bieten gezielt Raum für Austausch, aber auch für Rückzug und für Verarbeitung der gesehenen und gehörten Inhalte. Wer hier kürzt, spart ganz klar am falschen Ende. Gute Pausenplanung ist echtes Handwerk.
Eventkonzeption – eine Einladung, neu zu denken
Was wir aus dem Gespräch mit Mirja Dajani noch einmal mitgenommen haben:
Eventkonzeption ist nicht gleich keine Disziplin für ausschließlich große Budgets – sondern vor allem ein Denkanstoß für diejenigen, die mehr wollen als den gewohnten Minimal-Standard.
Ein Event sollte kein Pflichtprogramm sein. Es bietet eine Bühne – für Menschen, Ideen und Emotionen. Und es liegt an uns, was wir daraus machen.
Ob mit oder ohne große Agentur: Wer frühzeitig über Ziele, Dramaturgie und Wirkung spricht, legt den Grundstein für Veranstaltungen, die nicht nur reibungslos ablaufen – sondern noch lange nachwirken.
Also: Holt den Flaschengeist gemeinsam mit Mirja raus und lasst uns gemeinsam überlegen, wie eure nächste Veranstaltung zu einem echten Erlebnis wird.
Bleibt flexibel – und offen für Neues!
Euer Ralf Schmitt, Vaya Wieser-Weber
und das Team der Impulspiloten
