Wie Du Deine Teilnehmer gut durch Dein digitales Event führst

12. Februar 2021

Als Gastgeber eines digitalen Events bietet es sich an, die Teilnehmer sorgfältig auf ihrer digitalen Reise zu begleiten. Es gibt Dir zum einen die Möglichkeit, alle Beteiligten technisch und inhaltlich mit an Bord zu holen. Zum anderen werden Teilnehmer enger und langfristiger an die Veranstaltung gebunden,  als zwischen dem Log-in und Log-out des Live Streams.

Die Zuschauerreise durch ein digitales Event

Verlässliche und professionelle Streaming Technik ist die erste wichtige Säule bei einem digitalen Event. Ein guter roter Faden mit einer spannenden Dramaturgie ist die zweite. Dazu gehört nicht nur ein inhaltlich guter Veranstaltungsablauf, sondern auch eine angenehme Zuschauerreise für Deine Teilnehmer. Dafür bietet die digitale Durchführung eines Events spannende Wege, um diese Reise lange vor dem Einloggen in den Stream zu starten und nach dem eigentlichen Ende hinaus ausklingen zu lassen. Dazu kann die digitale Zuschauerreise in drei Abschnitte unterteilt werden:

Vor dem digitalen Event

Hier kannst Du bereits die digitalen Kommunikation als WarmUp für das eigentliche Event nutzen. Warum nicht ein Video anstatt der üblichen E-Mail als Einladung verschicken? Auch eine E-Mail-Serie, die nach und nach die Gäste des Events vorstellt und Videogrußbotschaften an die Teilnehmer enthält, kann die Vorfreude anheizen.

Inhaltliches Onboarding

Generell ist die Aufmerksamkeitsspanne bei einem digitalen Event kürzer, als bei einem Live-Event. Daher ist es umso wichtiger, dass die Teilnehmer währenddessen auch direkt die Informationen bekommen, die sie interessieren. Nutze die Zeit vor dem Event um die Teilnehmer inhaltlich mit in die Gestaltung des Events einzubinden.
Online-Umfragen können zum Beispiel in der Vorabkommunikation wichtige Aufschlüsse darüber geben, welche Themen Deinen Kunden, Mitarbeitern oder Vertriebspartnen auf den Nägeln brennen.

Technisches Onboarding

  • Neben den oben beschriebenen Möglichkeiten zum inhaltlichen Onboarding ist auch das technische Onboarding ein wichtiger Schritt auf der Reise. So sollte vorab zum Beispiel darüber informiert werden,
  • in welchem Browser der Stream und seine technischen Ergänzungen wie Chat und BreakOut Rooms am besten genutzt werden können.
  • Um technische Stolpersteine aus dem Weg zu räumen werden Bild- und Tonübertragung mit den externen Zuschaltungen getestet.
  • Teilnehmer werden informiert, einen Desktop nach Möglichkeit mit LAN-Verbindung und ergänzend ein Smartphone für Interaktionen bereit zu halten.

 

Einfacher Anmeldeprozess

Der Anmeldeprozess sollte für die Teilnehmer so einfach wie möglich sein. Er richtet sich jedoch stark danach, welches Ziel Du mit Deinem Event verfolgst. Handelt es sich um bestehende Kontakte? Dann kann die Anmeldung über einen geschützten Link zur Streaming Page erfolgen. Ist es ein kostenloses, öffentliches Event? Dann ist der Anmeldeprozess noch einfacher.
Sollen jedoch mit dem digitalen Event Kontaktdaten gesammelt oder vorab kostenpflichtige Tickets verkauft werden, ist ein sorgfältiger uns sauberer Anmeldeprozess nötig.  Insbesondere bei der Speicherung der Kontaktdaten muss der Prozess sauber nach den Vorgaben der DSGVO erfolgen. Hier ist besonders darauf zu achten, dass auch die externen Dienstleister für das Streaming, Ticketing, Bezahl- oder Mailingsysteme diesen Anforderungen entsprechen.

Während des digitalen Events

Bei einem digitalen Event entspricht der Bildschirm bei Deinen Teilnehmern der Eventlocation in der analogen Welt. Ziel ist es, dass sich die Teilnehmer auch in diesem digitalen Umfeld wohl fühlen und gut orientieren können.

Landingpage

Bei einem umfangreicheren digitalen Event mit Interaktionstools, virtuellen Netzwerkangeboten, Chat, Workshopangeboten etc. hat sich dazu eine eigene Landingpage bewährt. Über diese extra für das Event gestaltete Webpage haben die Teilnehmer alle Module der Veranstaltung im Blick.
Hier können sich die Teilnehmer registrieren, einloggen und den Stream sehen. ergänzend können an dieser Stelle drüber hinaus auch das Tagungsprogramm, der Chat, Breakout Rooms oder weitere Informationen zu den beitragenden Keynote Speakern übersichtlich hinterlegt werden.

Technischer Support für die Teilnehmer

Bei digitalen Veranstaltungen sollte darüber hinaus eine telefonische Support-Hotline den Teilnehmern bei technischen Problemen auf ihrer Seite des Bildschirms behilflich sein kann.

Hier findest Du ergänzend unsere Beiträge zu Möglichkeiten der optischen Gestaltung eines digitalen Events und gute Tools zur Interaktion mit den Teilnehmern.

Countdown

In der Praxis haben sich Vorsequenzen zum tatsächlichen Start der Veranstaltung bewährt. Die einfachste Variante ist ein Countdown. Fortgeschrittenere Variationen sind eine vorab produzierte Kamerafahrt durch die Stadt auf dem Weg zum Streaming Studio, Bildergalerien zum Thema der Veranstaltung oder die Performance eines Musikers um die Wartezeit zu verkürzen.

Moderation

Der/die Moderator*in eines digitalen Events sollte nicht nur souverän durch die Veranstaltung führen, sondern die Teilnehme charmant in das digitale Event einbinden. Dazu muss er/sie die verwendeten Interaktionstools gut kennen, die Teilnehmer damit vertraut machen und bei technischen Problemen erste Hilfestellungen geben. Darüber hinaus hat er/sie das Geschehen im Chat im Auge und bindet die Teilnehmerfragen in das Event mit ein, um ihnen auch tatsächlich Gehör zu verschaffen.

Mehr zu den Herausforderungen eines/er Web-Moderator*in findest Du in unserem Beitrag: Web-Moderation – 5 Praxistipps, damit es richtig gut wird.

Welche Möglichkeiten es in der Gestaltung der Optik eines digitalen Events gibt, kannst du hier nachlesen.

Nach dem digitalen Event

Je nachdem, wie der Anmeldeprozess im Vorfeld des Events aufgesetzt wurde, kannst Du Deine Teilnehmer auch im Nachgang noch intensiv begleiten und an Deine Inhalte binden. Dazu bietet der aufgezeichnete Video Stream reichlich Content zur weiteren Verwertung.

Contenverwertung

  • Angemeldete Teilnehmer konnten nicht teilnehmen? Stelle Ihnen die Aufzeichnung zur Verfügung. Idealerweise wird der Stream nicht nur online aufgezeichnet, sondern auch lokal mitgeschnitten, da es beim Livestreaming immer mal zu kleinen Aussetzern kommen kann.
  • Ausgewählte Parts können zu einzelnen Videos verarbeitet werden und für interne Zwecke wie zur Weiterbildung oder Einarbeitung von Mitarbeitern verwendet werden.
  • Einzelne Videos bieten Material für Marketingaktionen oder Social-Media-Aktivitäten.
  • Chatverläufe, Stimmungsabfragen und Break Out Ergebnisse liefern reichlich Inhalte für zukünftige Events und passgenauen Content für mögliche Follow-Ups.
  • Diese FollowUps können neben den geschnittenen Videos auch ergänzendes Material wie Checklisten, Vorzugsangebote der Keynote Speaker, Ergebnisse der Breakout Rooms oder Diskussionen beinhalten. Und natürlich auf mögliche Folgeveranstaltungen aufmerksam machen.

Online gelten andere Regeln, als offline. Doch mit einer intensiven Begleitung Deiner Teilnehmer sorgst Du für Aufmerksamkeit, passgenauen Inhalt, Fokus und eine enge Verbindung zum Event.

Bleibt flexibel

Euer Ralf Schmitt
und das Team der Impulspiloten

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