Veranstaltungsdramaturgie Teil 1 : 5 Thesen

Veranstaltungsdramaturgie

Bitte! Mehr! Drama!

Themen, Raum, Zeit, Kosten … – Hardfacts stehen bei der Planung eines Events an erster Stelle und verdrängen schnell einen wichtigen weichen Faktor: die Veranstaltungsdramaturgie. Doch an Fragen wie „Womit berühren und überraschen wir die Teilnehmer?“, „Auf welche Weise aktivieren wir sie?“, „Wie kurbeln wir den Austausch an?“ hängt es, ob ein Event nachhaltige Wirkung zeigt oder verpufft.

  • Drama erwünscht: Was Tagungsveranstalter von der Welt des Theaters lernen können
  • Kopföffnend, herzergreifend, zwerchfellerschütternd: Wann eine Event-Inszenierung Lernen und Wissensaustausch fördert
  • Dramaturgische Helfer: Fünf Stellhebel für den Veranstaltungserfolg

 

Rund 450 Teilnehmer versammeln sich im Konferenzraum des Hotels und blicken zur Bühne. Doch die Bühne ist leer. Ich bin nicht da. Auf der Leinwand springt jetzt ein Video an. Zu sehen bin ich, der durch die heutige Veranstaltung führen soll. Allerdings stehe ich neben einer Sofalandschaft im heimischen Wohnzimmer und begrüße die Teilnehmer fröhlich von zuhause aus. Ich erkläre den Teilnehmern, dass so zu verfahren, konsequent ist, denn der Kongress steht ja unter dem Motto „New Work – New Culture – New Life. Und weil ein wesentliches Element der neuen Arbeitswelt die Digitalisierung ist, moderiere ich heute digital.

Natürlich geht jede Menge schief: Die Verbindung wackelt, im Wohnzimmer-Hintergrund nölen meine Kinder, die Kamera verrutscht und entlarvt mich, den oben herum business-like gekleideten Moderator als in bunten Shorts dastehend… – und natürlich ist alles ein Gag. Tatsächlich laufe ich nach der Filmsequenz in persona durch den Kongress-Saal und bahne mir meinen Weg durch das lachende, amüsierte Publikum nach vorne bis auf die Bühne.

Eine gute Veranstaltungsdramaturgie öffnet Köpfe und Herzen

Tatsächlich ist diese Moderationseinleitung aber auch mehr als nur ein Gag. Sie ist mehr als ein Gimmick, mehr als ein lustiges Nice to Have. Vielmehr sind gute Ideen und Inszenierungen im Rahmen von Events von essenzieller Bedeutung und gehören zur so genannten Veranstaltungsdramaturgie. Mit diesem Begriff aus der Theaterwelt sind der konkrete Aufbau und die Art gemeint, in der Themen und Informationen an die Mitarbeiter vermittelt werden. An der Stellschraube der Dramaturgie entscheidet sich: Empfinden die Teilnehmenden ein Event als gelungen? Oder als langweilig? Wie diese Frage beantwortet wird – daran misst sich für Dich in letzter Konsequenz, ob Deine Veranstaltung ein Erfolg ist.

Eine gute Veranstaltungsdramaturgie berücksichtigt die Bedürfnisse der Gäste und nutzt sie gleichzeitig, um die gewünschten Inhalte nachhaltig zu vermitteln. Dabei geht es nicht darum, eine große Bühne aufzubauen, Pyrotechnik für die Umsatzzahlen einzusetzen oder die Ehrlich Brothers für die Produktpräsentation anzuheuern. Denn es geht nicht um Show-Effekte, es geht nicht um Eindruckschinden, es geht schon gar nicht um überdimensionierte Maßnahmen. Vielmehr drückt die Veranstaltungsdramaturgie eine wertschätzende Perspektive des Veranstalters gegenüber den Teilnehmern aus. Und diese Wertschätzung lässt sich vom Managementmeeting bis hin zur Jahresabschlussfeier in vielen kleinen Ansätzen mit großer Wirkung zeigen.

Die Wirkung ist: Je durchdachter und liebevoller Du ein Event gestaltest, desto mehr öffnet Dein Event die Köpfe und Herzen und bringt die anwesenden Menschen zusammen, und das ist die beste Voraussetzung zum Lernen – von den Referenten wie voneinander.

Menschen suchen persönliche Begegnungen

Natürlich stellt sich auf den ersten Blick die generelle Frage: Was rechtfertigt eigentlich den Aufwand für eine zeitaufwändige und teure Präsenzveranstaltung, wo Kommunikation in unserer digitalen Arbeitswelt so einfach, schnell und kostengünstig geworden ist? Informationen können in Sekunden um die ganze Welt geschickt werden. Absprachen erfolgen durch einen Klick, und Abteilungen, die eng miteinander arbeiten, müssen dazu nicht einmal mehr auf demselben Kontinent sitzen. Durch die digitalen Medien stellen sich den Mitarbeitern neue Herausforderungen im sozialen Miteinander. Kommunikation wird hiermit zunehmend informations- und faktenbasierter.

Das mag auf den ersten Blick kostengünstig wirken. Auf den zweiten Blick vernachlässigt diese Entwicklung jedoch das elementare Bedürfnis der Mitarbeiter nach Zwischenmenschlichkeit. Der reine Informationsaustausch führt im Selbstverständnis und im Umgang miteinander zu einer Anonymisierung, mit der Folge:Fühle ich mich als Unbekannter in einem Unternehmen, leidet meine Motivation und das persönliche Engagement.

Wo Menschen hingegen persönlich zusammenkommen, passiert viel mehr als ein reiner Austausch von Informationen. Wer mit einem Namen auch ein Gesicht oder sogar eine persönliche Begegnung verbindet, kommuniziert auf einer anderen Ebene und schafft sich damit die Grundlage für interdisziplinäre Vernetzung. Mitarbeiter sind soziale Wesen, und der weiche Faktor aus persönlichen Kontakten und Begegnungen ist das Schmiermittel erfolgreicher Kommunikation.

Fünf mal top: Die Stellhebel für erfolgreiche Events

Die Kür in der Veranstaltungsplanung ist es daher, die Bedürfnisse der Teilnehmer nach persönlichem Austausch und Vernetzung zu berücksichtigen und eine entsprechende wertschätzende Atmosphäre zu gestalten. Dazu muss kein Extra-Budget abgesegnet werden. Es reicht meist ein pragmatischer Blick, um zu erkennen: Was bedarf es, damit die Teilnehmerinnen und Teilnehmer nicht nur ihre Zeit absitzen, sondern am Ende auch etwas mitnehmen? Aus meiner Erfahrung als Moderator und durch die Arbeit mit der Impulspiloten GmbH habe ich dazu fünf Thesen, 5 Tipps und auch 5 Tabus aufgestellt:

  1. Menschen wollen News.

Der Mensch ist neugierig und interessiert an Informationen – und besonders wichtige Neuigkeiten werden am besten persönlich besprochen. Wenn möglich, kommen die Informationen sogar direkt vom Geschäftsführer und nicht digital oder noch schlimmer – per Flur-Funk.

  1. Menschen wollen Netzwerken.

Immer wieder kommt auch bei sehr gelungenen Veranstaltungen als Feedback von den Teilnehmerinnen und Teilnehmern der Wunsch nach mehr Zeit für den Austausch mit den Kollegen. Schaffe diese Zeit, und gib ihr eine Berechtigung. Den schlimmsten Fehler, den Du machen kannst, ist, ein schlechtes Timing auf der Bühne durch eine verkürzte Mittagspause wieder einspielen zu wollen.

  1. Menschen wollen Unterhaltung.

Dass Teilnehmer gerne unterhalten werden, bedeutet nicht, dass Du einen verrückten Show Act auf die Bühne holen sollen und später bei der Budgetabrechnung in Erklärungsnot geraten musst. Relevante Unternehmensinhalte können auf vielfältige Weise unterhaltsam und informativ verpackt werden. Dazu gibt es einen großen Werkzeugkoffer mit verschiedenen interaktiven, digitalen, musikalischen und künstlerischen Ansätzen. Mit diesen lassen sich auch direkt auf der Veranstaltung vor Ort noch spontan Inhalte des Tages aufnehmen und überraschend neu präsentieren. Dazu gibt es Profis, die das ohne tagelange und teure Proben können.

Aneinandergereihte Vorträge können in einer überraschenden Zusammenfassung als Poety Slam oder im HipHop-Stil mit  „beats by…“ präsentiert werden.

Alternativ stellt das Bühnenformat PiX simultan einen ganzen Vortrag in nur einem Bild dar, während der Experte noch spricht!

Doch auch komplexe Themen, wie moderne Unternehmensführung oder neueste Vertiebsstrategien, lassen sich ad hock emotional aufbereiten und mit „MusicBy…“ in einer musikalischen Zusammenfassung präsentieren. Dabei darf das Publikum bestimmen, ob der zuvor gehörte Vortrag als Rock´n Roll, Opernarie oder doch eher als Schlager rekapituliert werden soll.

Oder wenn es doch einmal etwas umfangreicher sein darf – wie wäre es zum Beispiel, mit einem interaktiven Unternehmenstheater?

  1. Menschen brauchen Anerkennung.

Veranstaltungen sind teuer, aber auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter investieren Zeit und Energie in ihre Teilnahme. Sorge dafür, dass die Teilnehmenden sich gut aufgehoben fühlen.
Ich habe dazu ein kleines, aber sehr wirkungsvolles und persönlich Beispiel erlebt: Das Management-Team eines Unternehmens betreute in den Kaffeepausen abwechselnd die Kaffeebar. Damit waren die Manager für die Mitarbeiter nahbar, kamen auf Augenhöhe in Kontakt mit ihnen und taten gleichzeitig etwas Handfestes für das Wohlergehen der Mitarbeiter.

  1. Menschen wollen essen.

Klingt banal, kann aber kriegsentscheidend sein: Menschen essen gern – besonders auf Veranstaltungen. Auch hier gilt: Es muss nicht die Deluxe-Version sein, aber das Essen sollte gut und reichlich sein. Essen ist ein Grundbedürfnis. Zeige auch hier, dass Du Dich um das Wohlergehen Deiner Mitarbeiter kümmerst.

Vielleicht nutzt Du diesen Punkt und passt das Essen thematisch dem Veranstaltungsmotto an. Zum Beispiel: Du willst Dein Unternehmen in der Zukunft innovativer, globaler, nachhaltiger gestalten? Zeige am Buffet, wie das aussehen könnte, indem Du ungewöhnliche Zutaten kombinierst, mexikanische Burritos neben japanischer Miso-Suppe anbietest und Trinkhalme aus Getreide. Damit sorgst Du für Gesprächsthemen und auch hier – ganz nebenbei – für die Auseinandersetzung mit dem Veranstaltungsthema.

 

Gute Veranstaltungsdramaturgie vermittelt Wissen – aber an die Bedürfnisse der Gäste angepasst!

Zusammengefasst geht es bei einer guten Veranstaltungsdramaturgie immer um die Vermittlung von Informationen, aber an die Bedürfnisse der Gäste angepasst. Teilnehmer sind soziale Wesen, die prinzipiell neugierig sind, aber aufgrund ihrer Erfahrung auf schlecht gestalteten Pflichtveranstaltungen gelernt haben, dass Veranstaltungen oft langweilig sind. Sorge für frischen Wind, und hole Deine Gäste ab; bringe Menschen zusammen und vor allem ins Gespräch miteinander.

In Teil 2 meiner dreiteiligen Miniserie geben ich Dir 5 praktische Tipps, wie Du Deine Teilnehmer dramaturgisch auf sichere Weise abholen wirst.

 

Bis dahin – bleib flexibel

Dein Ralf Schmitt und das Team der Impulspiloten

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Bis dahin – bleiben Sie flexibel

Ralf Schmitt und das Team der Impulspiloten

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