Experten-Talk auf der Impulspiloten Couch #2: Projektplanung mit Mirja Dajani

Experten-Talk Impulspiloten

Nachdem letzten Monat Sandra Herz im Experten-Talk zur internen Kommunikationauf der Impulspiloten Couch Rede und Antwort gestanden hat wissen wir nun, alles fängt mit einer Frage an: wer will wem was sagen. Ist die erste Hürde genommen, geht es in die weitere Planung.
Für dieses Thema sitzt Mirja Dajanidiesen Monat als  Expertin auf unserer Couch. Sie ist seit 2012 erste Projektleitung bei den Impulspiloten. Nach Ihrem Kulturwissenschaftsstudium war sie zuvor  sechs Jahre im Projektmanagement und Vertrieb eines großen Unternehmenstheaters tätig.
Die drei großen Bereiche für Mirja als Leitung der Impulspiloten-Projekte sind:  Beratung, Konzeption und Planung. Wer gleich das ganze Interview sehen möchte findet es am Ende dieses Textes.

Beratung

Auch hier ist bei der Projektplanung eines Events wieder die alles entscheidende Frage: Was sollen die Gäste von der Veranstaltung mitnehmen? Was ist das Ziel des Events? Im Optimalfall wenden sich die Unternehmen bereits mit einer ersten groben Idee an die Impulspiloten. Je früher ein Kunde anfragt, desto besser. Zum einen kann Mirja dann als Projektleitung in einem frühen Planungsstadium noch Empfehlungen für die Dramaturgie, also den gesamten Spannungsbogen der Veranstaltung,  aussprechen.  Zum anderen sind ganz pragmatisch die besten Leute aus dem Netzwerk wie Musiker, Schauspieler, Moderatoren oder Filmcrews leichter verfügbar.
Wenn es sich nicht gerade um ein Großevent oder eine Messe handelt, sind 3 bis 6 Monate Vorlaufzeit ein guter Richtwert.

Konzeption

Ist das Ziel klar, wird die Agenda erstellt. Steht erst einmal fest, was an dem Tag passieren soll geht es in die Abstimmung. Sind für geplante  Vorträge, Präsentationen, Moderation etc. Inhouse-Lösungen möglich, oder werden externe Profis benötigt?

Im zweiten Schritt werden dann für die gewünschten Programmpunkte oder Inhalte angemessene Präsentationsformate entwickelt. Dabei stellt sich Mirja und das Team der Impulspiloten immer zuerst die Frage: Was wollen wir vermitteln und womit fühlen sich die Beteiligten auf der Bühne wohl? Aus der Erfahrung heraus ist es einfach, eine Agenda zu bestücken. Die Kür und der Anspruch der Impulspiloten ist es jedoch, dabei das Publikum zu überraschen und mit dem Ansatz des Methodenwechsels auf vielfältige Art anzusprechen und so Aufmerksamkeit zu gewinnen.

Planung

Alles beginnt mit einem Termin. Feiertage, Brückentage und wichtige Ereignisse wie WM-Spieltage sollten bei der Planung unbedingt berücksichtigt werden. Spielt Deutschland, wenn die Unternehmenszahlen präsentiert werden sollen,  kann die Motivation der Mitarbeiter ins bodenlose rauschen….

Steht Tag X fest, wird ein interner Projektplan für alle Beteiligten der Impulspiloten-Crew, sowie ein externer Projektplan mit den Meilensteinen und Briefingterminen für den Kunden erstellt. Und dann geht es los!

3 Tipps für die gute Projektplanung einer Veranstaltung

  1. Wer hat den Hut auf?

Egal ob Großveranstaltung, internes Firmenevent oder private Feier – damit alles rund läuft braucht es am Veranstaltungstag einen Verantwortlichen für den Ablauf. Er oder Sie hat das Timing im Blick, macht die Ansagen und ist zentraler Knotenpunkt für alle beteiligten Gewerke. Denn: Auf Veranstaltungen kann es heiß her gehen. Immer wieder müssen schnelle Entscheidungen getroffen werden, damit die alte Bühnen-Regel eingehalten werden kann – the show must go on.

2. Proben sind wichtig

Auch wenn es schwer ist, den Geschäftsführer oder das Marketing-Team dazu zu bringen Zeit für eine Probe zu erübrigen – es lohnt sich! Sind Inhalte nicht sauber abgestimmt, Requisiten fehlen, die Technik läuft nicht oder der Ablauf hakt, sind das die Kleinigkeiten, die bei den Gästen hängen bleiben. Eine kleine Probe kann diese Fallstricke leicht vereiteln, die sonst ein  schlechtes Licht auf eine eigentlich tolle Veranstaltung werfen würden.

3. Expect the unexpected

Auch wenn dieser Tipp scheinbar dem vorherigen widerspricht: Gute Projektleiter planen eine Veranstaltung penibel durch, wissen aber gleichzeitig, dass am Ende doch nichts 100% planbar ist. Der Strom fällt aus, der Caterer steckt im Stau oder Schlegel für den Eröffnungs-Gong ist nicht geliefert worden. Da heißt es locker bleiben und flexibel handeln. Mit einem guten Team an der Seite und Spaß an der Sache läuft´s auch dann!

Möchtest Du  noch mehr Infos aus Mirjas Projektleitungs-Nähkästchen haben? Dann schau gerne in das ausführliche Video rein. Falls Du noch ein Wunschthema hast, zu dem wir einen Experten befragen sollen freuen wir uns über Deinen Vorschlag  !

Wenn Du in Zukunft  keines der monatlichen Experten-Interviews verpassen willst, dann solltest Du Dich zum Impulspiloten-Newsletter anmelden. Dort bekommst Du  gleich  „5 Tipps, Thesen und Tabus für eine gelungene Veranstaltung“ als Download dazu.

Bleibt flexibel

Euer Ralf Schmitt

Experten-Talk #2: Projektplanung mit Mirja Dajani from Ralf Schmitt on Vimeo.

Diese Beiträge könnten Dich auch interessieren:

Experten-Talk #1: Interne Kommunikation mit Sandra Herz

Ist Ihnen schon einmal bei einer Veranstaltung der Hintern eingeschlafen?

Die Dramaturgie macht’s: 5 Tipps für ein gelungenes Event

 

TIPPS, THESEN UND TABUS

Melden Sie sich hier zu unseren monatlichen Videoimpulsen an. Sie bekommen von unseren Experten Tipps und Tricks wie Sie Veranstaltungen besser, spannender und nachhaltiger gestalten können. Als Dankeschön und ersten Impuls bekommen Sie sofort einen Download zu unserer „5 wichtigsten Tipps, Thesen und Tabus“  für Ihre nächste Veranstaltung. 


Wir freuen uns auf Sie!

Bis dahin – bleiben Sie flexibel

Ralf Schmitt und das Team der Impulspiloten

Datenschutz

Klasse, Sie haben sich erfolgreich angemeldet.