10 Tipps für hybride Veranstaltungen, die begeistern

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Impulspiloten_Hybrides Event_Best Practice 2021

Digitale und hybride Veranstaltungen sind längst keine Notlösung mehr, sondern eine echte Eventalternative. Die Vorteile liegen klar in der dezentralen Durchführung. Denn damit verbunden ist eine hohe Flexibilität für die Teilnehmenden und eine bessere Ökobilanz durch das Vermeiden von Reisen.

 

Doch um mit einem digitalen Event das Publikum auch wirklich zu begeistern, sollten diese 10 Faktoren berücksichtigt werden:

 

#1 Abwechslung

Nichts ist schlimmer als sich alleine am Bildschirm zu langweilen. Zu verlockend ist die Möglichkeit, sich unbeobachtet mit anderen Dingen zu beschäftigen, oder in den Weiten des Internets abzutauchen. Gestalte daher hybride Veranstaltungen so abwechslungsreich wie möglich. Dazu gehört:

 

  • Kurze Themenblöcke von 8-10 Minuten: Muss ein Thema noch weiter vertieft werden sollte es in mehrere Blöcke unterteilt werden.
  • Unterschiedliche Formate: Informationen müssen nicht als PowerPoint-Vortrag vorgestellt werden. Mögliche Alternativen sind Interviews, moderierte Talkrunden, (kurze!) Keynotes, Videos, Quizze und Q&A-Sessions.
  • Darüber hinaus sollten sich stark inhaltliche Blöcke mit weniger inhaltlichen Blöcken wie Infotainment-Programmen, Künstlerischen Side Acts, Moodvideos oder Teilnehmerinteraktion abwechseln.

 

#2 Interaktion

Ein Grundbedürfnis der Teilnehmenden ist es wahrgenommen zu werden. Dies gilt besonders, wenn diese allein am Bildschirm sitzen. Bei einem digitalen Event lässt sich dieses Gefühl am besten durch Interaktions-Tools vermitteln. Der Markt explodiert aktuell nur so vor Angeboten. Dabei ist nicht alles Gold, was glänzt. Zu komplexe Tools sorgen in der Handhabung schnell für Frustration bei den Teilnehmenden und erzielen dann genau den gegenteiligen Effekt. Wir empfehlen daher einfach zu bedienende Optionen, die für eine hohe Teilnahme sorgen wie zum Beispiel:

 

  • Quiz
  • Umfragen
  • WordClouds
  • Foto-Walls
  • Aktive Einbindung des Chats
  • Emotion-App

#3 Qualität in der Optik

Mit dem Blick auf den Bildschirm haben wir neben dem Konsum von klassischen Fernseh-Formaten auch durch immer professioneller produzierte Inhalte auf YouTube, Instagram, Netflix und Co. unseren Anspruch auf qualitativ hochwertige Bilder gesteigert. Was für das Live-Event eine attraktive Location ist, ist für digitale oder hybride Veranstaltungen nun ein optisch ansprechendes Streaming-Studio mit mindestens HD-Bildqualität. Dazu werden klassische Elemente aus dem TV eingebunden wie:

 

  • Bauchbinden
  • Jingles und Bumper
  • Verschiedene
  • Kameraperspektiven
  • Kamerafahrten
  • Eventbeleuchtung
  • Einbindung vorproduzierter Videos
  • Veranstaltungs-Trailer oder Moodfilm zum Einstieg ins Event

 

Darüber hinaus sollte eine ansprechende Optik sich auch auf folgende Elemente beziehen:

 

  • Ansprechende Eventseite mit allen Informationen und im Corporate Design der Veranstaltung

 

#4 Qualität in der Technik

Technikdienstleister sollten nach ihrer Erfahrung mit digitalen und hybriden Veranstaltungen ausgewählt werden. Denn – das Internet ist unberechenbar. Doch mit einem guten Technikdienstleister kann die Übertragung durch eigene, am besten in Deutschland ansässige Server und wirkungsvolle Backup-Lösungen sichergestellt werden. Darüber hinaus sorgt ein technischer Fachmann für eine:

 

  • Bildübertragung in HD-Qualität.
  • Saubere Einbindung von Zuschaltungen
  • Support-Hotline für Zuschauer während des Events
  • Erstklassige Tonübertragung ohne Delay.

 

#5 Einfache Usability

Digitale und hybride Veranstaltungen sind ein komplexes Zusammenspiel von Menschen, Inhalten und Technik. Während im Hintergrund die Experten alle Fäden in der Hand halten sollten für die Teilnehmenden alle technischen Kontaktpunkte so einfach wie möglich zu bedienen sein. 

 

Hierzu gehören:

 

  • Die Anmeldung zum Event
  • Die Übersichtlichkeit der Eventpage
  • Die Nutzung von Interaktions-Tools (Möglichst ohne Download oder Registrierung. Am besten als Two-Device Möglichkeit: Livestream wird über den Bildschirm angesehen und Interaktionen erfolgen einfach über das Mobiltelefon.)
  • Die Teilnahme an Netzwerkmöglichkeiten (Erstellen von Avataren oder komplizierte Bedienung in 3-D Welten sind nur für die breite Masse weniger geeignet. Lieber Einfache, aber effektive Ansätze nutzen).

 

#6 Emotionen

Humor, Begeisterung, Gemeinschaftsgefühl – all das sind Emotionen, die auch über ein digitales Event transportiert werden können. Unser Ziel ist es, bei jedem Event „Lagerfeuer-Momente“ zu kreieren. Das kann erzielt werden mit:

 

  • Gut inszeniertem Eröffnungs- und Abschlussmoment
  • Gemeinsamen Aktionen mit dem digitalen Publikum
  • Einbindung von Musikern (die direkt Songwünsche der ZuschauerInnen spielen)
  • Gemeinsamer Firmensong
  • Überraschungsmomente
  • Künstlerische Side-Acts
  • Ungewöhnliche Wrap-Up-Formate
  • Bewusste Einbindung der Teilnehmer

 

#7 Passgenauer Content für hybride Veranstaltungen

Digitale Events sind schnell und die Aufmerksamkeitsspanne des Publikums geringer als bei Live-Events. Daher sollten die Inhalte sehr genau auf die Zielgruppe und das digitale Medium hin angepasst werden:

 

  • Bei wiederkehrenden Events ist die Auswertung von Teilnehmer-Chats hilfreich, um die Interessen und Fragen des Publikums genau zu analysieren.
  • Darüber hinaus geben auch die Nutzerdaten eine gute Auskunft darüber bei welchen Elementen des Events die Teilnahme oder auch die Absprungrate besonders hoch war, um Inhalte zukünftig noch zielgruppengenauer zu gestalten.

 

#8 Authentizität

Digitale Events sind von ihrer Grundstruktur sehr technisch. Umso wichtiger ist für die Teilnehmenden eine authentische Präsentation des Events. Zwar gibt es immer bessere Möglichkeiten in virtuelle Welten einzutauchen, künstliche Hintergründe zu nutzen und Gäste als Hologramm erscheinen zu lassen. Am Ende muss die Präsentation aber zum Unternehmen und zur Message passen. Aus unserer praktischen Erfahrung heraus vertreten wir die Meinung, dass ein digitales Event im Zweifelsfall lieber authentisch gestaltet werden sollte, als dass es durch Hightech-Optik zu steril und technisch wirkt. Denn Perfektion wird häufig als unnahbar wahrgenommen. Wir empfehlen:

 

  • Pop-Up Streaming Studio direkt im Unternehmen, der Produktionsstätte oder Werkshalle.
  • Eigenes Inventar als Studiokulisse einbinden, zB. Solarpanels bei unserem Kunden Solarwatt oder Industriewaschmaschinen bei DBL.
  • Personen mit wichtigen Beiträgen möglichst direkt im Studio auftreten lassen.
  • Bei Zuschaltungen bewusst „Schlüsselloch-Momente“ kreieren, die bei einem Live-Event nicht zugänglich wären.

 

#9 Wertschätzung

Wie schon bei Punkt #2 Interaktion angesprochen, wollen Teilnehmende gesehen und wahrgenommen werden. Wertschätzung gegenüber den Mitarbeitenden lässt sich bei digitalen und hybriden Veranstaltungen auch gut durch das Sichtbar-machen der Zuschauer umsetzen. Zum Beispiel mit:

 

  • Zuschaltung von Satelliten-Events von unterschiedlichen Firmenstandorten
  • Zuschaltung aller Teilnehmenden auf eine gemeinsame LED-Wall
  • Foto-Walls mit eigenen Bildern der Zuschauer, die in Echtzeit von den Teilnehmenden hochgeladen werden können.
  • Präsentation von CoMovities (Vorproduzierte Filme, zu denen die Mitarbeitenden vorab kleine Handy-Videos einreichen und die am Ende professionell zusammengeschnitten und präsentiert werden).

 

Aber natürlich auch:

 

  • Vorgeschaltete Umfragen zu den Wunschthemen der Zuschauer und bewusste Einbindung dieser Topics in das Event.
  • Zusendung von Event-Paketen mit Verpflegung

 

#10 Mut

Last but not least ist Mut vielleicht einer der wichtigsten Faktoren für gelungene digitale und hybride Veranstaltungen. Den Mut zu haben, etwas Neues zu wagen, sich anders zu präsentieren als vielleicht bisher. Und den Mut zu haben, den Impulspiloten zu vertrauen, dass das, was wir für unsere Kunden konzipieren am Ende bei den Teilnehmenden wirkt, nachhallt und Spaß macht!

 

Bleibt flexibel

 

Euer Ralf Schmitt und das Team der Impulspiloten

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